Kỹ năng viết mail hiệu quả dành cho những người đi làm

No comments

Hãy chú ý cẩn thận đến độ dài của email của bạn. Mọi người đều thích chọn những văn bản ngắn, email ngắn gọn hơn, những người lan man và dài dòng, vì vậy hãy chắc chắn rằng email của bạn càng ngắn càng tốt, mà không bỏ qua thông tin cần thiết.

Hãy khiến email của bạn rõ ràng và súc tích, để tránh rắc rối cho người đọc. Email là một công cụ được sử dụng rộng rãi cho các giao dịch kinh doanh, nhưng một cuộc khảo sát năm 2013 của Sendmail, Inc., cho thấy rằng nó đã gây ra sự căng thẳng, sự nhầm lẫn, hoặc những hậu quả tiêu cực khác cho 64 phần trăm người dùng.

Vì vậy, làm thế nào bạn có thể có được kỹ năng viết mail như mong muốn? Bài viết này đưa ra những chiến lược bạn có thể sử dụng để đảm bảo rằng việc bạn sử dụng email là rõ ràng, hiệu quả và thành công.

ky-nang-gui-mail
Cách Viết email hiệu quả

Các nhân viên văn phòng trung bình nhận được khoảng 80 email mỗi ngày. Với khối lượng mail như vậy, một số có thể dễ dàng bị bỏ qua. Thực hiện theo các quy tắc đơn giản sau để email của bạn luôn được chú ý.

1. Đừng ‘’Overcommunicate” qua email.

2. Hãy sử dụng tốt các dòng tiêu đề.

3. Gửi thông điệp rõ ràng và ngắn gọn.

4. Lịch sự.

5. Kiểm tra giọng điệu của bạn.

6. Đọc lại và chỉnh sửa
1. Đừng “Overcommunicate” qua Email

Một trong những nguồn lớn nhất của sự căng thẳng tại nơi làm việc là một khối lượng lớn email người nhận. Vì vậy, trước khi bạn bắt đầu viết một email, hãy tự hỏi: “Đây có phải là email thực sự cần thiết?”

Bạn nên sử dụng điện thoại hoặc nhắn tin để đối phó với những câu hỏi có thể sẽ cần một số cuộc thảo luận qua lại.

Ngoài ra, email là không hoàn toà an toàn như bạn nghĩ, đặc biệt là những người có thể chuyển tiếp email mà không cần suy nghĩ để xóa những email trò chuyện trước đó phía dưới. Vì thế để tránh việc chia sẻ thông tin nhạy cảm hoặc cá nhân trong một email, và không viết về bất cứ điều gì mà bạn có, hoặc chủ đề của email của bạn, sẽ không muốn thấy bị công bố ra cả văn phòng của bạn.

Trong Kỹ năng viết mail, bất cứ khi nào có thể, nên chia sẻ những điều tiêu cực trong phạm vi cá nhân mà thôi. Điều này giúp bạn giao tiếp với sự đồng cảm, lòng từ bi, và sự hiểu biết, và còn có thể điều chỉnh nếu email của bạn bị hiểu một cách sai lầm.

kỹ năng viết email hiệu quả
2. Hãy sử dụng tốt dòng tiêu đề

Một tiêu đề của email có hai chức năng: nó hút sự chú ý cho bạn, và nó tóm tắt nội dung email, do đó bạn có thể quyết định xem có nên đọc hay không.

Một dòng tiêu đề trống có nhiều khả năng bị bỏ qua hoặc từ chối là “thư rác”, vì vậy luôn luôn sử dụng một vài từ được lựa chọn để nói cho người nhận nội dung của email.

Bạn có thể muốn thêm ngày trong dòng chủ đề nếu email của bạn là một trong những email mang tính thường xuyên, chẳng hạn như một báo cáo hàng tuần/ ngày. Đối với một thông điệp cầ sự phản hồi, bạn cũng có thể thêm vào một lời kêu gọi hành động, chẳng hạn như “Xin trả lời vào 11/ 7.”

3. Gửi đi thông điệp rõ ràng và ngắn gọn

Email, như thư tín thương mại truyền thống, cần phải rõ ràng và súc tích. Giữ các câu của bạn ngắn gọn và có trọng điểm. Phần thân email phải là nêu được thông tin một cách trực tiếp và thích hợp.

Không giống như thư truyền thống, tuy nhiên, nó không tốn chi phí nhiều hơn để gửi nhiều email hơn là để gửi chỉ một. Vì vậy, nếu bạn cần giao tiếp với ai đó về một số chủ đề khác nhau, xem xét việc viết một email riêng biệt cho mỗi một chủ đề. Điều này làm cho thông điệp của bạn rõ ràng hơn, và nó cho phép đối tượng nhận email của bạn có thể trả lời một chủ đề tại một thời điểm.

Điều quan trọng trong Kỹ năng viết mail là để tìm sự cân bằng ở đây. Bạn không muốn làm phiền một ai đó với các email, và khiến nó có sự kết nối, liên quan, có trọng tâm trong một email. Khi điều này xảy ra, giữ cho mọi thứ đơn giản, chia mỗi ý thành một đoạn, và xem xét tổ chức tốt các ý để làm cho nó dễ dàng hơn để hiểu.

kỹ năng viết email hiệu quả
4. Hãy lịch sự

Mọi người thường nghĩ rằng các email có thể ít trang trọng hơn so với thư truyền thống. Nhưng những thông điệp bạn gửi là một sự phản ánh về tính chuyên nghiệp và chú ý đến từng chi tiết của riêng bạn. Do đó, một mức độ nhất định về hình thức là cần thiết trong Kỹ năng viết mail.

Trừ khi bạn đang ở trong một mối quan hệ tốt với một người nào đó, tránh ngôn ngữ thiếu trang trọng, tiếng lóng, biệt ngữ và chữ viết tắt. Biểu tượng cảm xúc có thể có ích để làm rõ ý định của bạn, nhưng chỉ tốt nhất để sử dụng chúng chỉ với những người mà bạn biết rõ.

Kết thư với “Kính trọng”, “Trân trọng,” hoặc “Cám ơn”, tùy thuộc vào tình hình.

Người nhận có thể quyết định in email và chia sẻ chúng với những người khác, do đó, luôn tỏ ra lịch sự.
5. Kiểm tra giọng điệu của bạn

Khi chúng ta gặp gỡ những người mặt đối mặt, chúng ta sử dụng ngôn ngữ cơ thể, thanh âm, và nét mặt để thể hiện ý muốn. Email thường không thể làm điều này thay chúng ta được, và điều này có nghĩa là chúng ta không thể nói khi người ta đã hiểu sai thông điệp của mình.

Lựa chọn từ của mình, chiều dài câu, dấu chấm câu, và vốn có thể dễ dàng bị hiểu sai mà không cần tín hiệu thị giác và thính giác.

Hãy suy nghĩ về cách email của bạn có được “cảm thấy” tình cảm hay không. Nếu ý định hoặc những cảm xúc của bạn có thể bị hiểu lầm, tìm một cách ít mơ hồ trong việc cụm từ của bạn là một điều quan trọng trong Kỹ năng viết mail.
6. Hiệu chỉnh

Cuối cùng, trước khi bạn nhấn “gửi”, hãy dành chút thời gian để xem xét lại email của bạn có những lỗi chính tả, ngữ pháp và chấm câu thích hợp hay chưa. Email của bạn sẽ phản ánh một phần của hình ảnh chuyên nghiệp của bạn như là những bộ quần áo bạn mặc, bạn sẽ mang vẻ ngoài xấu xí khi gửi một email có chứa lỗi chính tả.